La politique de confidentialité d’HERA France couvre nos bénéficiaires et autres bénéficiaires de programmes (par exemple, les stagiaires), les dirigeants et membres de l’Association, les bénévoles, les organisations partenaires locales et internationales et les donateurs. Nous appliquons les mêmes normes de maintien de la vie privée et de la confidentialité à toutes les personnes associées aux programmes et activités d’HERA France, peu importe qui elles sont ou comment elles sont impliquées dans nos programmes et opérations. À ce jour, nous n’avons pas eu de failles de sécurité ni partagé d’informations personnelles dans nos rapports sans l’autorisation de la personne. Habituellement, cette autorisation a été donnée oralement lors de réunions en face à face ou dans des échanges de courriers électroniques. À l’avenir, nous vous demanderons de nous donner votre autorisation par écrit, soit sur papier, soit en ligne.

Voici ce que l’Association HERA France s’engage à faire :
Nous collectons des données sur les femmes bénéficiaires et leurs entreprises avant la subvention, pendant la visite sur le terrain et pendant une visite de suivi pour évaluer l’impact de notre subvention. Toute femme propriétaire d’entreprise ou d’entreprise sociale dans nos pays d’opération (actuellement l’Arménie, la Géorgie, la Moldavie et l’Ukraine) peut envoyer une candidature à hera.grants@gmail.com. Leur candidature est ensuite déposée sur un disque Google Docs par année et par pays. L’accès à ces fichiers est limité aux membres du panel pour cette année particulière.

Les données de candidature comprennent les noms, adresses, numéros de téléphone, Facebook ou autres sites de médias sociaux (selon ce qu’elles décident de fournir), produits et/ou services, informations sur les ventes et le marketing, toute concurrence pour leurs produits ou services, demandes d’équipement spécifique et/ou d’investissement en capital, employés (sexe et âge), raisons du lancement de l’entreprise ou de l’entreprise sociale et pourquoi leur demande correspond à nos exigences de subvention.

Lors de nos évaluations sur place, nous recueillons des données supplémentaires sur les opérations commerciales, notamment les ventes, la structure de gestion, l’emploi et les plans futurs de durabilité ou de croissance. Avec l’autorisation du bénéficiaire, nous prenons également des photos de l’entreprise, du bénéficiaire et de tous les employés (avec leur autorisation également). Dans les rapports de suivi des bénéficiaires et lors des évaluations de suivi de l’équipe HERA, nous obtenons les mêmes données, y compris les photos et vidéos que les bénéficiaires peuvent envoyer. L’autorisation d’utiliser ces informations dans le passé a été donnée oralement ou en ligne. À l’avenir, l’association HERA France demandera à tous les bénéficiaires et évaluateurs (volontaires) de signer une autorisation écrite pour utiliser ces données dans nos rapports.

Nous obtenons les données de demande de subvention afin que sept évaluateurs internationaux indépendants ou plus puissent chaque année évaluer et noter chaque demande. Sur la base des notes récapitulatives, nous classons ensuite toutes les demandes par pays. Nous envoyons les rejets aux candidats qui n’obtiennent pas un score dans le deuxième quartile ou plus. Néanmoins, nous conservons les demandes rejetées au cas où il y aurait une demande d’informations sur les raisons pour lesquelles le candidat n’a pas obtenu

Enregistrement au registre des sociétés 05401337 UK Registered Charity No: 1115628 HERA France: Association régie par la loi du 1er juillet 1901 – SIRET: 80344762200017

Her Equality Rights and Autonomy

est éligible, et nous pouvons également encourager une candidature dans une année future lorsque le bénéficiaire aura eu la possibilité de développer davantage son entreprise ou son projet social.

Lors de l’évaluation, nous établissons des rapports qualitatifs approfondis sur chaque bénéficiaire visité, à la fois pour la première évaluation et pour l’évaluation de suivi des bénéficiaires de l’année précédente. Ces rapports approfondis sont partagés avec nos donateurs, qui financent les subventions spécifiques, et les profils des candidats retenus peuvent être partagés publiquement et en ligne. Nous obtenons l’autorisation des candidats pour partager les rapports avec les donateurs concernés. À ce jour, cette autorisation a été obtenue oralement. À l’avenir, l’association HERA France demandera aux bénéficiaires et aux évaluateurs/évaluateurs de fournir une autorisation écrite pour utiliser ces données pour rendre compte à nos donateurs et pour publier les profils des candidats retenus.

Pour les activités de formation, nous suivons les mêmes procédures que pour les bénéficiaires. Nous conservons ces données pour envoyer des informations sur nos nouveaux concours et demandes de subventions. Nous compilons également des informations sur le nombre et les intérêts des stagiaires, des formateurs et des sujets de formation. Ces formations sont proposées gratuitement, nous avons donc besoin de ces informations générales pour rendre compte à nos donateurs et pour les rapports trimestriels et annuels sur nos activités. Nous demandons également une autorisation orale pour les photos de groupe. À l’avenir, nous demanderons à tous les participants de cocher une case s’ils souhaitent figurer sur ces photos de groupe qui pourront être publiées.

Chaque année, nous compilons des statistiques récapitulatives sur toutes les données obtenues au cours de l’année en cours et des années précédentes. Ces statistiques récapitulatives peuvent inclure le nombre de subventions par pays, le montant du financement par pays, les types d’entreprises par année et par pays, la taille moyenne des subventions par année et par pays, les résultats de l’évaluation par année et les notes de réussite par taille de la subvention. Ces données sont rapportées au niveau de la population et aucun identifiant individuel n’est inclus. Pour toute photo utilisée dans le rapport, nous obtenons l’autorisation écrite du bénéficiaire et ne fournissons que des informations sur l’entreprise et le pays (mais pas d’identifiants individuels, sauf demande du bénéficiaire).

Nous conservons les informations relatives aux demandes de subvention pour l’année en cours et les années précédentes sur Google Docs avec un accès restreint aux équipes d’examinateurs par année. Les membres du panel qui ont accès à ces fichiers changent d’une année à l’autre. Une fois que l’examinateur n’est plus membre de notre panel, il n’a plus accès aux nouveaux fichiers. À ce jour, nous n’avons eu aucune faille de sécurité. À l’avenir, l’Association française désignera un responsable de la protection des données, qui modifiera le mot de passe tous les trimestres afin qu’il ne soit disponible que pour les membres du panel pendant la période donnée. Le responsable des données cryptera également les fichiers de candidature. Nous demanderons également à tous les membres du panel de détruire tous les fichiers de candidature qu’ils auraient téléchargés une fois la notation terminée.

Nous conservons également des données sur notre ONG locale, notre fondation, notre groupe de conseil, notre agence bilatérale, notre université et nos autres partenaires afin de les informer de nos concours annuels de subventions (actuellement dans quatre pays dans lesquels nous travaillons – Arménie, Géorgie, Moldavie et Ukraine). Ces données comprennent le nom de l’organisation, les principaux organisateurs/contacts, ainsi que l’adresse et le numéro de téléphone. Seuls ces noms des principaux organisateurs et des organisations sont inclus dans nos rapports publics. S’ils ne souhaitent pas être cités dans nos rapports, nous ne les incluons pas. Nous ne pouvons pas les supprimer une fois que le rapport a

Enregistrement au registre des sociétés. 05401337 UK Registered Charity No : 1115628 HERA France : Association régie par la loi du 1er juillet 1901 – SIRET : 80344762200017

Ses droits à l’égalité et son autonomie

a été publié. Cependant, nous demandons leur autorisation chaque année avant de publier le rapport au public. Jusqu’à présent, comme indiqué, l’autorisation a été donnée oralement. À l’avenir, nous demanderons à tous les partenaires de donner leur consentement en ligne ou sur papier avant de les inclure dans les documents publics publiés pour cette année.

Toutes les données sont collectées pour nos rapports financiers et narratifs annuels pour la Préfecture de Paris, UK Companies House et l’England and Wales Charities Commission, les rapports d’évaluation et d’évaluation des voyages dans le pays, l’élaboration de supports de formation et pour les rapports trimestriels sur les dons mondiaux et d’autres donateurs. Ces rapports sont publics et disponibles sur notre site Web et d’autres médias sociaux. Ils peuvent être fournis à toutes les personnes impliquées dans le programme HERA (y compris nos partenaires), faire partie des rapports trimestriels sur les dons mondiaux et d’autres donateurs ; et sont des documents publics accessibles aux fonctionnaires et au grand public dans les pays dans lesquels nous travaillons ou d’où nous recevons des fonds (y compris, mais sans s’y limiter, l’Arménie, l’Autriche, le Canada, la France, la Géorgie, l’Allemagne, la Moldavie/Transnistrie, la Roumanie, la Suisse, l’Ukraine, le Royaume-Uni et les États-Unis).

Nos rapports annuels sont conservés en ligne auprès de la Commission des œuvres caritatives du Royaume-Uni, du Companies House et de la Préfecture de Paris et peuvent être consultés sur leurs sites Web. Nous ne donnons accès à nos fichiers de données à personne d’autre que les membres de notre association et du panel France. Nous ne publions pas non plus les noms de nos donateurs, sauf sur demande explicite et/ou contrat écrit. Nous continuerons à observer cette pratique. La grande majorité de nos propriétaires d’entreprise sont heureux de bénéficier de la publicité et de la reconnaissance de leurs entreprises et de l’association et des membres du panel, des partenaires internationaux et locaux et des bénévoles, pour leur travail acharné et leur soutien à la promotion de l’entrepreneuriat féminin afin de prévenir les migrations et la traite dangereuses.

Comme approuvé par l’association HERA France le 24 mai 2018.